I løbet af den sidste uge har der været en masse artikler om e-mail, især i betragtning af at vi kommer op på 30-årsdagen for e-mail. Hvad der ofte diskuteres, er de problemer, som e-mail har oprettet (såvel som de problemer, e-mail har løst), men der har været mere snak om hvordan vi skal arbejde for at tæmme e-mail for at løse de problemer, det skaber.

Men problemet er ikke e-mail. E-mail behøver ikke at blive tæmmet. Problemet er ganske enkelt, hvordan vi behandler emai l.Annoncering

Enkeltpersoner og virksomheder behandler e-mail på måder, der er i modstrid med hvad e-mail skal bruges til: at kommunikere i lang form uden at bruge telefonen. Det er ikke en erstatning for telefonen, det er ikke et middel til at komme i kontakt med nogen med det samme. Alligevel er forventningen, at det er - eller burde være .

Folk synes at tro, at da du modtager e-mailen næsten øjeblikkeligt, skal du svare in natura. Men for de fleste mennesker (der er nogle job, hvor arbejdet er e-mailadministration) administration af e-mail er et aspekt af deres job - og en lille en derpå. Alligevel er det næsten en af ​​de første ting, vi nævner, at vi gør i løbet af vores dag.

Tænk over dette: venter du på postarbejderen i alle timer, åbner og lukker døren for at kontrollere posten hver dag? Selvfølgelig gør du det ikke. Det ville være spild af tid og energi. Du ved, hvornår postarbejderen ankommer (ca.), så hvis du forventer noget, har du en generel idé om, hvornår den ankommer. På grund af det sidder du ikke ved døren hele dagen og venter. Du går om dagen og udfører det egentlige arbejde, du har på tryk, snarere end at lade muligheden for en vigtig levering komme i vejen for dig.Annoncering

Gør du det samme med e-mail? Sandsynligvis ikke.

I stedet holder du din e-mail-applikation åben og venter på, at den forestående underretningsadvarsel kommer, så du kan kontrollere og se, hvilken ny ting der lige er leveret til din indbakke.

Måske gør du ikke dette. Måske tjekker du e-mail 2-3 gange om dagen, og det er det. Måske behandler du e-mail på en måde, så det giver dig mulighed for at behandle dit andet arbejde bedre.Annoncering

Måske.

Administrerer du dine opgaver fra din e-mail-applikation? Medmindre du bruger noget lignende ActiveInbox eller en lignende tilføjelse, så bruger du et kommunikationsværktøj som et værktøj til opgavestyring. Og det fungerer ikke.

Sætter du Post-It Notes direkte (og udelukkende) på din telefon for at minde dig om at gøre ting? Du kan gøre dette for ting, der kræver brug af telefonen, men ud over det tvivler jeg stærkt på det. Alligevel gør vi dette med e-mail-applikationer uden engang at tænke over det på samme måde.Annoncering

Barrieren for at bruge en task management-applikation er ofte fordi folk føler eller tror, ​​at de kan bruge deres e-mail-applikation til at styre deres opgaver med mapper og lignende. Du kan prøve, men du vil ikke være næsten lige så effektiv eller effektiv. Jeg udfordrer dig til at bruge et separat stykke software (eller hvis du bruger Outlook, skal du gøre komponenten) til at styre dine opgaver i stedet for at bruge din e-mail-applikation til at styre dine opgaver. Hold dig til det gennem den oprindelige justering, og jeg vedder på, at du vil se din arbejdsgang forbedres.

Så hvad er bundlinjen?

Uanset hvilken e-mail-app eller -tjeneste du bruger, medmindre du sætter disciplinen og grænserne på plads, når det kommer til at bruge denne værdifulde kommunikationsværktøj , Du gør det forkert .Annoncering

Så hvad er e-mail-problemet? Det er ikke teknologien; det er de mennesker, der bruger teknologien. Og indtil vi løser den e-mail, vises den altid ... ødelagt.

(Fotokredit: En masse af tegn via Shutterstock)