Dagens forretningsverden er næsten udelukkende informationsdrevet. Uanset om du driver en lille virksomhed eller besætter et lille hjørne af org-diagrammet i et massivt multinationalt selskab, er chancerne for, at størstedelen af ​​dit job består i at kommunikere med andre, oftest skriftligt. Selvfølgelig er der e-mail og det traditionelle forretningsbrev, men de fleste forretningsfolk opfordres også til at skrive præsentationer, notater, forslag, forretningskrav, uddannelsesmateriale, reklamekopi, tilskudsforslag og en bred vifte af andre dokumenter.

Her er gnidningen: de fleste forretningsfolk har ringe erfaring med at skrive . Mens de med erhvervsgrader sandsynligvis skrev lidt i skolen, er det sjældent stresset i forretningsprogrammer, og det er næppe den drivende kraft bag de fleste menneskers ønske om at gå på handelsskole at lære at skrive godt. Dem uden universitetsbaggrund er måske aldrig blevet skubbet til at skrive overhovedet, i det mindste siden den offentlige skole.

Hvis du er en af ​​de mange mennesker i erhvervslivet, for hvem skrivning aldrig har været et stort problem, bør du vide det mangel på skrivefærdigheder er et større og større handicap for hvert år der går . At bruge lidt tid på at forbedre din skrivning kan resultere i en markant forbedring af din ansættelsesevne og salgsfremmende udsigter. Der er ingen erstatning for øvelse, men her er et par tip, der sætter dig på rette spor.Annoncering

1. Mindre er mere.

I forretningsskrivning som i næsten enhver anden form for skrivning er kortfattelse vigtig. Ironisk nok, da skriftlige oplysninger bliver mere og mere vigtige for virksomhedernes velfungerende funktion, er folk mindre og mindre villige til at læse. I stigende grad skærer magasiner og andre afsætningsmuligheder, der plejede at køre 2.000-ords funktioner, til 500-ords skitser. Brug ord sparsomt, skar den floride prosa ud og undgå lange, bugtende sætninger. Som Zorro lærte sin søn: Kom ind, lav din Z, og kom ud! - kom lige til det punkt, sig hvad du vil sige, og vær færdig med det.

2. Undgå jargon.

Alle i erhvervslivet hader forretningsskrivning, al den blå-sky løsningeering og de strategiske synergier, der i sidste ende betyder ingenting; brainstorming og muligheder for at arbejde sammen er mere meningsfyldt uden at lyde latterligt. Mens nogle gange sjargon er uundgåelig - for eksempel i et forretningskravsdokument eller teknisk specifikation - prøv at bruge et mere klart sprog. Selv for folk i samme felt som dig er jargon ofte ineffektiv - øjet glider lige forbi det uden virkelig at fange betydningen. Der er en grund til, at jargon ofte bruges, når en forfatter vil ikke sig noget. Annoncering

3. Skriv en gang, tjek to gange.

Korrekturlæs straks efter du har skrevet, og derefter igen timer eller, bedre endnu, dage senere. Intet er mere pinligt end en dum typografi i et ellers fint dokument. Det er næppe retfærdigt - skrivefejl sker! - men folk dømmer dig alligevel for disse fejl og hårdt. Undtagen i direkte nødsituation, skal du altid give dig selv tid til at sætte din skrivning til side og komme tilbage til den senere. Hjernen er vanskelig og vil ignorere fejl, som den lige har lavet; noget tid med at arbejde på noget andet vil give dig den løsrivelse, du har brug for, for at få fat i disse fejl, før nogen anden læser dem.

4. Skriv en gang, tjek to gange.

Jeg ved, jeg sagde lige dette, men jeg mener noget andet her. Ud over at få fat i skrivefejl og andre fejl, at bruge lidt tid mellem at skrive og læse dit arbejde igen kan hjælpe dig med at få tonefejl, der ellers kan undslippe dig og forårsage problemer . For eksempel, når vi er kede eller vrede, skriver vi ofte ting, som vi faktisk ikke vil have nogen anden til at læse. Sørg for, at dit arbejde siger, hvad du vil have det til at sige, hvordan du vil have det til at sige det, inden du lader det nå ud til sit publikum.

5. Vær særlig opmærksom på navne, titler og køn.

OK, der er en ting mere pinligt end en tastefejl: at kalde Mr. Smith fru Smith konsekvent igennem et dokument. Hvis du ikke er positiv til stavningen af ​​en persons navn, deres jobtitel (og hvad det betyder) eller deres køn, skal du enten a) kontakte en person, der kender (som deres assistent) eller b) i tilfælde af køn , brug kønsneutralt sprog. De og deres er hurtigt ved at blive helt acceptabelt kønsneutrale entalpronomen på trods af hvad din grammatiklærer og den selvretfærdige grammatik-nazist ned ad gangen måske siger.Annoncering

6. Gem skabeloner.

Når du skriver et særligt godt brev, e-mail, memo eller andet dokument, hvis der er den mindste chance for at du skriver et lignende dokument i fremtiden, skal du gemme det som en skabelon til fremtidig brug. Da skynder sig gennem skrivning er en af ​​hovedårsagerne til skrivefejl og andre fejl, at spare tid ved at bruge et foruddefineret dokument kan spare dig for forlegenhed over sådanne fejl . Bare sørg for at fjerne specifikke oplysninger - navne, virksomheder osv. - inden du bruger dem igen - du vil ikke sende et brev til Mr. Sharif, der er rettet til fru O'Toole!

7. Vær professionel, ikke nødvendigvis formel.

Der er en tendens til at tænke på al forretningskommunikation som formel, hvilket ikke er nødvendigt eller endda meget produktivt. Formelt sprog er fint for juridiske dokumenter og jobansøgninger, men som jargon bliver det ofte usynligt og tilsløres snarere end afslører dets betydning. På samme tid skal du huske det uformel burde ikke betyde uprofessionel - hold de personlige kommentarer, ufarvede vittigheder og snarky sladder ude af din forretningskommunikation. Husk, at mange virksomheder (muligvis dine) ifølge loven er forpligtet til at opbevare kopier af al korrespondance - send ikke e-mail, mail eller cirkuler noget, som du ikke har lyst til at have læst i posten i en offentlig retssag.

8. Husk de 5 W'er (og H)

Ligesom en journalists nyhedshistorie, din kommunikation skal svare på alle de spørgsmål, der er relevante for dit publikum: Hvem? Hvad? Hvornår? Hvor? Hvorfor? og hvor? For eksempel, hvem er dette notat relevant for, hvad skal de vide, hvornår og hvor vil det gælde, hvorfor er det vigtigt, og hvordan skal de bruge disse oplysninger? Brug 5W + H-formlen til at prøve at foregribe eventuelle spørgsmål, som dine læsere også kan stille.Annoncering

9. Opfordring til handling.

Indholdet af dokumenter, der simpelthen er informative, bevares sjældent meget godt. De fleste forretningskommunikationer er beregnet til at opnå et eller andet formål, så sørg for, at de inkluderer en opfordring til handling - noget, som læseren forventes at gøre gør . Endnu bedre, noget læseren burde gøre lige nu . Overlad ikke til dine læsere at beslutte, hvad de skal gøre med de oplysninger, du har givet - de fleste gider ikke engang, og nok af dem, der gør det, får det forkert, at du har et rod på dine hænder inden for længe.

10. Giv ikke for mange valg.

Ideelt set skal du ikke give noget. Hvis du ønsker at indstille et tidspunkt for et møde, skal du give et enkelt tidspunkt og bede dem om at bekræfte eller præsentere et andet tidspunkt. Giv højst to muligheder og bed dem om at vælge en. For mange valg fører ofte til beslutningslammelse, hvilket generelt ikke er den ønskede effekt.

11. Hvad er der for dine læsere?

En hjørnesten i effektiv skrivning beskriver fordele, ikke funktioner. Hvorfor skal en læser bryde sig? For eksempel er ingen interesseret i, at Windows 7 kan køre i 64-bit tilstand - hvad de bryr sig om er, at det kan håndtere mere hukommelse og dermed køre hurtigere end 32-bit operativsystemet. 64-bit er en funktion; At lade mig få gjort mit arbejde hurtigere er fordelen. Fordele engagerer læsere, da de naturligvis er mest optaget af at finde ud af, hvordan de kan gøre deres liv lettere eller bedre. Annoncering

12. Ansæt en freelancer.

Ikke et skrivetip i sig selv Jeg ved det, men alligevel gode råd. Skrivning er højst sandsynligt ikke din stærke kulør - hvis det er vigtigt, skal du ansætte nogen, som skriver er deres stærke kulør. Du tror måske, at freelancere kun er til markedsføringsmateriale, men det er ikke sandt - en god freelance-forfatter kan producere notater, træningsmanualer, interne breve, virksomheds nyhedsbreve, blogindlæg, wiki-poster og næsten enhver anden form for skrivning, du kan tænke på . Afhængigt af dine behov kan du arbejde på gård efter behov eller flytte en freelancer ind i et kabine på stedet eller træne, hvad andre arrangementer der passer bedst til dine behov. Forvent at betale mindst $ 30 i timen og mere sandsynligt $ 50 - $ 125 i timen for god skrivning - enhver, der opkræver mindre, er enten ikke særlig god eller ikke særlig forretningskyndig. (Disse priser gælder for forfattere i amerikanske metroområder - priserne kan variere i andre dele af verden.)

Stor skrivning kan kræve et talent, som kun få af os har, men effektiv skrivning er en lærbar færdighed. Hvis din forretningsskrivning ikke er i stand til at snuse, skal du følge tipene ovenfor og se, om du ikke kan forbedre det. Hvis du skriver gør bestå mønstring, hvad med at efterlade et tip eller to i kommentarerne nedenfor?